Chi vuole installare un impianto di videosorveglianza deve considerare, fin dalla progettazione, gli adempimenti previsti dallo Statuto dei Lavoratori (Legge 300 del 20 maggio 1970) e dalla normativa privacy vigente (Regolamento UE 2016/679 – GDPR e il Codice Privacy D.Lgs. 196/03 novellato dal D.Lgs. 101/18).
Impianti di videosorveglianza e Tutela dei lavoratori
L’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori riporta che:
“Gli impianti audiovisivi possano essere utilizzati esclusivamente per esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro per la tutela del patrimonio aziendale e possono essere installati previo accordo con le rappresentanze sindacali o, in loro assenza, previa autorizzazione dell’Ispettorato territoriale del lavoro.”
Quindi l’azienda che ha lavoratori che operano negli spazi in cui vorrebbe installare l’impianto di videosorveglianza deve, per prima cosa, richiedere l’autorizzazione all’Ispettorato Territoriale del Lavoro (ITL)
Trattasi della maggioranza delle piccole-medie imprese in cui non sono presenti le rappresentanze sindacali.
L’obbligo deriva appunto dalla legislazione a tutela dei lavoratori che è stata adottata dopo i movimenti sociali di fine anni Sessanta che ha introdotto lo Statuto dei lavoratori che ad oggi di fatto costituisce il fondamento della normativa in materia di diritto del lavoro in Italia.
Come predisporre l’istanza di autorizzazione all’installazione di impianti di videosorveglianza
L’azienda può predisporre e inviare la domanda in via telematica (via PEC) all’Ispettorato competente nel territorio in cui si vuole installare l’impianto audiovisivo.
Nell’invio della domanda devono essere allegati i seguenti documenti:
- modulo istanza di autorizzazione all’installazione di impianto audiovisivi (clicca qui per scaricare il fac-simile);
- dichiarazione sostitutiva per marca da bollo (clicca qui per scaricare il fac-simile), la pratica prevede la spesa di 2 marche da bollo da euro 16;
- copia del documento d’identità del legale rappresentate;
- relazione tecnico-descrittiva;
- schede tecniche dei dispositivi che si andranno ad installare;
- estratto del documento di valutazione del rischio da cui si evince la presenza del rischio rapina (questo documento è obbligatorio nel caso si renda necessaria l’installazione delle apparecchiature di videosorveglianza per la tutela del patrimonio aziendale).
La relazione tecnico-descrittiva, sottoscritta dal legale rappresentante, deve prevedere:
- l’analisi della finalità per cui si intende installare l’impianto di videosorveglianza (ad esempio, se lo si vuole installare per finalità di tutela del patrimonio aziendale, si devono descrivere i beni costituenti il patrimonio aziendale da proteggere e il loro valore);
- le modalità di funzione, conservazione e gestione dei dati, in particolare:
- le caratteristiche tecniche delle telecamere;
- la modalità di funzione del dispositivo di registrazione (DVR);
- il numero di monitor per la visualizzazione delle immagini e il loro posizionamento;
- la fascia oraria di attivazione dell’impianto;
- i tempi di conservazione delle immagini;
- le specifiche modalità di funzionamento del sistema.
Impianti di videosorveglianza e Privacy – GDPR
Oltre all’autorizzazione preliminare da parte dell’ITL all’installazione dell’impianto di videosorveglianza, l’azienda deve programmare e progettare l’impianto seguendo i principi in materia di privacy.
Questo perché le immagini che ritraggono le persone o le targhe dei veicoli che accedono nelle aree aziendali sono dati personali e, in quanto tali, possono essere acquisiti, conservati e utilizzati solo nel rispetto della normativa in materia di tutela e sicurezza dei dati personali.
Si deve far riferimento alla seguente normativa privacy:
- Provvedimento del Garante in materia di videosorveglianza – 8 aprile 2010
- Regolamento (UE) 2016/679 – GDPR
Questo tipo di trattamento deve essere preliminarmente analizzato e progettato, adottando:
- il principio della “minimizzazione”: adeguato, pertinente e limitato a quanto necessario rispetto alle finalità;
- le misure di sicurezza: da valutare di volta in volta, potrebbero prevedere: cifratura dei dati, gestione di password per l’accesso, sistema di cancellazione delle immagini registrate.
Di seguito si riporta la documentazione obbligatoria da predisporre.
Vuoi maggiori informazioni in merito allo stato di adeguamento al GDPR della tua azienda?
L’informativa privacy videosorveglianza
Si deve prevedere una doppia informativa:
- Informativa minima: si tratta del classico cartello “Area videosorvegliata” da collocare prima del raggio di azione delle telecamere (costituisce l’informativa di primo livello) con cui si segnala la presenza del sistema di videosorveglianza e si riportano le informazioni minime sul trattamento e le modalità con cui l’interessato possa conoscere tutte le ulteriori informazioni complete prescritte dalla normativa.
- Informativa completa: da elaborare conformemente all’art. 13 del GDPR e da mettere a disposizione delle persone che accedono ai locali oggetto di ripresa. L’informativa completa deve contenere:
- l’identità e i dati di contatto del titolare del trattamento;
- i dati di contatto del DPO, se presente;
- le finalità del trattamento (sicurezza su lavoro, protezione del patrimonio aziendale, esigenze organizzative e produttive);
- la base giuridica del trattamento: interesse legittimo;
- i destinatari del trattamento: soggetti autorizzati e/o responsabili del trattamento;
- l’eventuale indicazione che i dati vengono trasferiti in Paesi Extra UE;
- il periodo di conservazione dei dati;
- i diritti dell’interessato sui suoi dati personali.
La nomina dei soggetti autorizzati al trattamento dei dati di videosorveglianza
L’azienda deve designare per iscritto tutte le persone fisiche autorizzate sia ad accedere ai locali dove sono situate le postazioni di controllo, sia ad utilizzare gli impianti e a visionare le immagini.
Si devono distinguere gli addetti abilitati a visionare le immagini rispetto ai soggetti che possono effettuare altri trattamenti, quali ad esempio: registrare, copiare, cancellare, modificare lo zoom.
La nomina dei responsabili di trattamento dei dati di videosorveglianza
L’azienda che si avvale di terzi per il trattamento di videosorveglianza, deve nominare gli stessi come Responsabili del Trattamento.
Potrebbe essere il caso di un’azienda che si affida ad un istituto di vigilanza privato per la gestione dell’impianto di videosorveglianza; con il fornitore si deve contrattualizzare il rapporto, definendo i limiti del trattamento, e nominarlo Responsabile del Trattamento.
Il Responsabile del Trattamento deve fornire delle garanzie sufficienti e deve essere autorizzato nel caso ricorra a sub-responsabili.