Che cos’è il Libro Unico del Lavoro (LUL)

Dal 2009 i libri obbligatori per l’amministrazione del personale (gli ex libri matricola e libri paga) si riconducono ad un unico documento: il Libro Unico del Lavoro (LUL). Il datore di lavoro è obbligato ad istituire e tenere questo unico libro.

In passato gli Organi di vigilanza, durante le loro attività di controllo, ispezionavano prioritariamente il libro matricola per verificare la correttezza dei dati riportati rispetto all’organico dell’azienda e alle posizioni professionali dei singoli dipendenti e quindi accertare se il lavoratore risultava o meno sommerso.

Dal 2008 è stato istituito l’obbligo delle comunicazioni di assunzione, trasformazione e cessazione del rapporto di lavoro da farsi in via telematica, mediante accesso al portale dedicato: la finalità del Libro Unico del Lavoro è quella di dimostrare se siano stati correttamente eseguiti gli obblighi previdenziali, fiscali e amministrativi connessi al rapporto di lavoro, nonché verificare che i diritti retributivi siano stati correttamente riconosciuti ai lavoratori, oltre ad individuare l’effettiva base occupazione dell’azienda.

Quali sono i soggetti obbligati alla tenuta del Libro Unico del Lavoro

Sono obbligati i datori di lavoro privati di qualsiasi settore, tranne:

  • i datori di lavoro domestico;
  • i soci, che non rivestono anche la qualifica di lavoratori subordinati, delle società cooperative di produzione e lavoro;
  • il coniuge, i figli e gli altri parenti e affini che nell’impresa familiare prestino attività, salvo nei casi in cui gli stessi istaurino un rapporto di lavoro dipendente o collaborazione coordinata e continuativa;
  • i titolari di aziende individuali che operino con il solo titolare o avvalendosi esclusivamente di soci o familiari coadiuvati;
  • i soci lavoratori che operino da soli in società (di persone e di capitali).

L’obbligo di istituzione del Libro Unico del Lavoro non è determinato dalla tipologia del soggetto giuridico bensì dalla natura del rapporto di lavoro.

obbligo libro unico del lavoro

Quali sono i soggetti da registrare nel Libro Unico del Lavoro

I datori di lavoro tenuti ad avere il Libro Unico del Lavoro devono registrare i seguenti soggetti:

  • Lavoratori subordinati: tutti i lavoratori devono essere registrati, anche se:
    • occupati presso sedi operative situate all’estero;
    • distaccati;
    • somministrati.
  • Collaboratori coordinati e continuativi: tutti i collaboratori devono essere registrati indipendente dalla modalità organizzativa.
  • Amministratori di società: per i compensi a tale titolo percepiti, quando questi non configurano un rapporto di naturale professionale (ad. il Consulente del Lavoro che assume l’incarico di amministrare una società).
  • Lavoratori distaccati in Italia: i datori di lavoro stranieri non avente stabile organizzazione sul territorio italiano devono registrare nel LUL i lavoratori che svolgono la prestazione in Italia.

Lavoratori esclusi dall’obbligo di registrazione nel Libro Unico del Lavoro

Gli imprenditori non sono obbligati a registrare nel LUL i seguenti soggetti:

  • prestatori di lavoro autonomo, anche di natura occasionale;
  • soci di cooperativa che non hanno instaurato uno specifico rapporto di lavoro subordinato o di collaborazione coordinata e continuativa;
  • collaboratori e coadiuvanti delle imprese familiari;
  • coadiuvanti/coadiutori delle imprese commerciali;
  • amministratori di società e sindaci quando questi configurano rapporto di natura professionale;
  • agenti e rappresentanti di commercio;
  • lavoratori domestici;
  • titolari di borse di studio [il Consulente del Lavoro di Studio Scudo consiglia comunque la registrazione nel LUL, in quanto agevola il datore di lavoro in occasione degli adempimenti fiscali previsti per legge (CU e 770)];
  • stagisti [il Consulente del Lavoro di Studio Scudo consiglia comunque la registrazione nel LUL, in quanto agevola il datore di lavoro in occasione degli adempimenti fiscali previsti per legge (CU e 770)];
  • tirocinanti di studi professionali [il Consulente del Lavoro di Studio Scudo consiglia comunque la registrazione nel LUL, in quanto agevola il datore di lavoro in occasione degli adempimenti fiscali previsti per legge (CU e 770)];
  • lavoratori autonomi dello sport e dello spettacolo con partita IVA.


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Modalità di tenuta e conservazione del Libro Unico del Lavoro

La tenuta e la conservazione del Libro Unico del Lavoro può essere effettuato soltanto mediante uno dei seguenti metodi:

  1. elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo, con numerazione di ogni pagina e vidimazione prima della messa in uso presso l’INAIL (prevista la vidimazione dell’INAIL in via telematica prima della messa in uso);
  2. stampa laser, con autorizzazione preventiva da parte dell’INAIL alla stampa e generazione della numerazione automatica (prevista la vidimazione dell’INAIL in via telematica prima della messa in uso);
  3. supporti magnetici, sui quali ogni singola scrittura costituisca documento informatico e sia collegata alle registrazioni in precedenza effettuate, o ad elaborazione automatica dei dati, garantendo oltre la consultabilità, in ogni momento, anche la inalterabilità e la integrità dei dati, nonché la sequenzialità cronologica delle operazioni eseguite.

Il Libro Unico del Lavoro deve essere conservato per 5 anni dalla data dell’ultima registrazione dall’azienda o da soggetti abilitati delegati dalla stessa, quali:

  • professionisti iscritti ad appositi albi (come il Consulente del Lavoro e il Commercialista di Studio Scudo);
  • centri di assistenza fiscale costituiti dalle associazioni di categoria per imprese artigiane e altre piccole imprese;
  • società capogruppo, per conto di tutte le società controllate e collegate;
  • consorzi di società cooperative, per conto delle società consorziate.

I dati devono essere riportati per ciascun mese di riferimento entro la fine del mese successivo.

Composizione del Libro Unico del Lavoro

Il Libro Unico del Lavoro sostituisce il Libro Paga costituito dal cedolino paga ed il foglio presenza, accorpando in un unico libro le informazioni precedentemente raccolte nei 2 documenti separati. Non esiste un format/layout da rispettare, ma viene lasciata ai soggetti obbligati ampia discrezionalità.

Oltre alle presenze e assenze relativi al periodo di paga interessato, la norma prevede che il Libro Unico del Lavoro contenga obbligatoriamente i dati anagrafici, retributivi, fiscali e previdenziali.

lul dipendenti

Dati Anagrafici da registrare

  1. Nome e Cognome.
  2. Codice Fiscale.
  3. Qualifica e Livello.
  4. Retribuzione base: si tratta della retribuzione lorda complessiva e comprensiva di tutti gli elementi che la compongono (es. paga base, indennità di contingenza, superminimo).
  5. Anzianità di servizio: si tratta della data di assunzione e del numero degli scatti previsti dal CCNL durante il rapporto.
  6. Posizioni assicurative: si tratta delle posizioni INPS, INAIL e quelle relative ai fondi di previdenza e assistenza complementare e/o integrativa ai quali il dipendente risulta iscritto.

Dati Retributivi da registrare

  1. Qualsiasi somma in denaro o erogazione in natura corrisposta o gestita dal datore di lavoro: tutte le somme, il valore dei beni in natura (fringe benefit) e i sussidi.
  2. Rimborsi spese: tutti i rimborsi spese, ad esempio anche il valore del ticket restaurant. I rimborsi spesa degli Amministratori, i cui compensi non sono attratti nei redditi di natura professionale, devono essere registrati nel Libro Unico con riferimento al momento del rimborso e cioè della contabilizzazione effettiva di dette spese. Restano escluse le somme rimborsate che costituiscono mera anticipazione di spese e che il soggetto ha sostenuto in nome e per conto dell’azienda relativamente a documenti di spesa intestati all’azienda medesima.
  3. Trattenute a qualsiasi tipo effettuate: rientrano tutti i tipi di trattenuta:
    1. Retributiva (es. il valore delle giornate di assenza non retribuite)
    1. Contributiva (es. contributi INPS)
    1. Fiscale (es. cessione del quinto dello stipendio)
  4. Detrazioni fiscali.
  5. Prestazioni ricevute da enti e istituti previdenziali: si tratta di indennità di malattia, maternità, allattamento, etc.

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